Importancia de un Manual de compras.

También llamado Manual de Procedimiento de Compras,  es uno de los manuales mas importantes  dentro de la organización de una empresa, ya que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos de la estructura orgánica de la misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras, definiendo las operaciones de la misma.

El Manual de Compras se somete a las disposiciones generales de la empresa, pero contiene elementos que influyen directamente en las Compras:

• Respuesta a un Estímulo o Razón de Compra
• Elemento Económico o costo
• Aprobación Social y la conveniencia de compra
• Requisición de almacén de la empresa

Para ello en términos generales deben existir como mínimo tres cotizaciones de proveedores diferentes.


Partes que integran un Manual de Compras:

Introducción
En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades debidamente encuadradas, así como contar con una guía escrita que cubra los aspectos de organización y operación de compras.

Contenido.
Se refiere a la división del manual en sus diversos capítulos.  Se presenta en carpetas, con hojas sustituibles o intercambiables y separadores.

• Antecedentes o referencia.

• Objetivos.

• Áreas afectadas de compras.

• Definición de términos.

• Resumen.

• Responsabilidad de las áreas involucradas.

• Desarrollo o trámite.

• Anexos.
• El manual estará

Índice.
Es conveniente establecer un índice, ya sea formado de acuerdo a la materia objeto de la publicación, por numeración progresiva general o por numeración particular, con la finalidad de eficientar y dar rapidez a la localización del tema.

Organización.
Lineamientos integrantes, tales como cuadros de organización, descripción de funciones, listas de obligaciones, etc., con los cuales se asignan por escrito los deberes, responsabilidades y autoridad, correspondientes a todos los individuos componentes de la gerencia.

Políticas
Está destinada a incluir exclusivamente todas las políticas emanadas por la gerencia.

Procedimientos
Los procedimientos representan el aspecto más abundante dentro del manual, ya que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir las operaciones de la gerencia, tratando de simplificar y orientar las labores respectivas.

Instrucciones técnicas
Son aquellas que cubren métodos de operación y están delimitadas a cubrir los aspectos de un área específica.

Circulares y boletines
Este apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicación general al personal de la gerencia, tales como medidas disciplinarias y administrativas, así como instrucciones concretas sobre determinados trámites de coordinación con otros departamentos o áreas de la empresa. Esto es lo que concierne a circulares.

En cuanto a boletines, se refiere a aquellas publicaciones dirigidas a los proveedores en lo relativo a sus relaciones con la empresa y trámites o aspectos que deben conocer, para evitar confusiones y lograr expeditación en las operaciones contractuales.  Estos boletines deben estar presentes y debidamente ordenados e incluidos en el manual con la finalidad de que el personal de compras conozca y acuda a ellos en los casos particulares que así se requiera.

El manual de compras al igual que el manual de ventas y el manual de producción, son una práctica guia que estará recordando al colaborador de la Empresa, su actividad a realizar en la forma en que la Misión y Visión de la misma lo ha requerido, es por eso que cualquier Empresa bien organizada siempre deberá manejar su organización por medio de un MANUAL.

Fuentes de información: Ensayos Buenas Tareas
, AyConsultores